RSVP na zaproszeniu jest prośbą o odpowiedź, czy goście przyjdą na uroczystość. Sam skrót nie mówi jednak, do kiedy i w jaki sposób należy się odezwać. Najbardziej użyteczny zapis zawiera konkretną datę oraz telefon lub inny uzgodniony kanał kontaktu.
Czy trzeba używać skrótu RSVP?
Nie. Możecie napisać po polsku „Prosimy o potwierdzenie przybycia” lub „Dajcie nam znać, czy będziecie z nami”. Jeśli zostawiacie nagłówek RSVP, rozwińcie go prostym zdaniem. Dzięki temu również osoby, które nie znają skrótu, od razu zrozumieją prośbę.
Odpowiedź negatywna jest organizacyjnie równie ważna jak pozytywna. Dlatego lepiej poprosić o odpowiedź wszystkich zaproszonych niż dodać jedynie „prosimy o kontakt w razie nieobecności”. Brak wiadomości nie pozwala pewnie ustalić liczby miejsc.
Trzy teksty do wykorzystania
Prosimy o potwierdzenie przybycia do [data].
[Imię osoby kontaktowej]: [telefon].
Będzie nam miło świętować z Wami.
Dajcie znać do [data], czy będziecie mogli do nas dołączyć.
Kontakt: [imię i telefon].
RSVP do [data]
Prosimy o informację, ile osób z zaproszonej rodziny będzie obecnych.
[Imię i telefon].
W ostatnim wariancie sama treść zaproszenia musi jasno określać, które osoby zapraszacie. Prośba o liczbę uczestników nie powinna zastępować listy nazwisk lub imion.
Jak wybrać termin odpowiedzi?
Sprawdźcie, kiedy miejsce przyjęcia potrzebuje ostatecznej liczby gości. Ustalcie wcześniejszą datę RSVP, zostawiając czas na przypomnienia, plan stołów i zmiany. Konkretny termin jest czytelniejszy niż „do końca przyszłego miesiąca”, zwłaszcza gdy wręczacie zaproszenia w kilku turach.
Jeśli podajecie dwa telefony, podpiszcie oba imionami. Przed drukiem zweryfikujcie numery cyfra po cyfrze. Dobrze, aby jedna osoba zbierała odpowiedzi we wspólnej liście, nawet gdy goście kontaktują się z Wami obojgiem.
Co umieścić na osobnej wkładce?
W zaproszeniach trzykartkowych z RSVP dodatkowa karta może porządkować informacje o odpowiedzi. Zakres i rozmiar elementów zależą od modelu. Jeśli potrzebujecie informacji o uzgodnionym transporcie lub noclegu, dodajcie krótkie pytanie, a bardziej rozbudowane szczegóły przekażcie osobno.
Nie zakładajcie, że karta RSVP musi zostać odesłana pocztą. To Wasz tekst określa sposób odpowiedzi. Jeśli oczekujecie telefonu lub wiadomości, napiszcie to wprost; nie zostawiajcie pustych pól sugerujących inny sposób kontaktu.
Gdzie zapisać odpowiedzi?
Przy każdej pozycji na liście gości zanotujcie status, liczbę osób i datę kontaktu. Unikniecie liczenia tej samej pary dwa razy. Kiedy znacie potrzebny zakres informacji, wybierzcie format zaproszenia ślubnego, w którym tekst pozostanie czytelny.
